Neue Stelle schaffen: Rechnet sich das?

Eine neue Stelle rechnet sich, wenn der Ertrag, den sie ermöglicht, ihre Kosten übersteigt. Die Rechnung hat drei Schritte: die Jahreskosten der Stelle ermitteln, die Kosten je produktiver Stunde bestimmen und prüfen, wie viele Stunden Sie wirklich verkaufen oder einsparen können.

Die Entscheidung für eine Einstellung fällt selten allein nach Zahlen, aber ohne Zahlen fällt sie schlecht. Dieser Beitrag führt Sie an einem durchgerechneten Beispiel durch die Kalkulation. Die Gehälter und Sozialversicherungswerte stammen aus dem Stand 2026 (die Quellen stehen am Ende des Beitrags), die Annahmen zu Arbeitsplatz und Stundenertrag sind frei gewählte Beispielwerte, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen sollten. Der Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Schritt 1: Die Jahreskosten der Stelle

Im Beispiel geht es um eine Vollzeitstelle mit 3.200 € Bruttogehalt bei 12 Gehältern. Das Bruttojahresgehalt beträgt 38.400 €. Mit den Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung, den Umlagen und einem Beispielwert für die Berufsgenossenschaft ergeben sich 47.546,88 € Arbeitgeberkosten im Jahr, das sind 3.962,24 € im Monat. Den Rechenweg im Detail zeigt der Beitrag Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?.

Dazu kommen Kosten, die nicht aus dem Gehalt entstehen. Im Beispiel setzen wir 3.000 € im Jahr für Arbeitsplatz, Ausstattung und Software an. Das ist eine Annahme zur Veranschaulichung, kein Richtwert. Die Gesamtkosten betragen damit 50.546,88 € im Jahr.

Schritt 2: Die Kosten je produktiver Stunde

Bezahlt wird die ganze Arbeitszeit, produktiv ist nur ein Teil davon. Bei 40 Wochenstunden, 30 Urlaubstagen, 10 Feiertagen und 10 Krankheitstagen bleiben etwa 1.686 produktive Stunden im Jahr. Die Gesamtkosten geteilt durch diese Stunden ergeben 29,99 € je produktiver Stunde. Das ist die Untergrenze für alles, was die Stelle erwirtschaften oder einsparen muss.

Schritt 3: Die Gewinnschwelle

Die Gewinnschwelle zeigt, wie viele Stunden die Stelle verkaufen oder ersetzen muss:

Gewinnschwelle in Stunden = Jahreskosten ÷ Ertrag je Stunde

Beispielannahme: 55 € Ertrag je verkaufter Stunde

Angenommen, Sie können eine Stunde der neuen Person mit 55 € abrechnen oder so viel Wert an anderer Stelle schaffen. Dann liegt die Gewinnschwelle bei 50.546,88 € ÷ 55 € = 919 Stunden. Das sind 55 % der produktiven Stunden. Der Wert von 55 € ist keine Marktangabe, sondern ein Rechenwert.

Wie sich unterschiedliche Auslastungen auswirken, zeigt die Tabelle:

Ergebnis der Stelle bei verschiedener Auslastung (Beispielannahmen)
Auslastung	Verkaufte Stunden	Ertrag	Ergebnis nach Stellenkosten
50 %	843	46.357 €	−4.190 €
70 %	1.180	64.900 €	+14.353 €
90 %	1.517	83.443 €	+32.896 €

Bei einer Auslastung von 50 % deckt der Ertrag die Kosten nicht, ab etwa 55 % beginnt die Stelle sich zu tragen. Prüfen Sie ehrlich, welche Auslastung Ihr Auftragsbestand hergibt, und rechnen Sie auch einen vorsichtigen Fall durch.

Wie empfindlich ist das Ergebnis?

Der Ertrag je Stunde ist meist die unsicherste Zahl der Rechnung. Deshalb lohnt es sich, sie zu variieren. Mit den Gesamtkosten von 50.547 € ergeben sich folgende Gewinnschwellen:

Gewinnschwelle bei unterschiedlichem Ertrag je Stunde (Beispielannahmen)
Ertrag je Stunde	Nötige Stunden im Jahr	Anteil der produktiven Stunden
45 €	1.123	67 %
55 €	919	55 %
65 €	778	46 %

Schon zehn Euro weniger je Stunde verschieben die Gewinnschwelle um mehr als zehn Prozentpunkte. Wer seinen Ertrag je Stunde nur schätzen kann, sollte deshalb den vorsichtigeren Wert ansetzen und die Stelle nur dann schaffen, wenn sie sich auch damit trägt. Kalkulieren Sie außerdem Anlaufzeit ein: In den ersten Wochen verkauft oder entlastet eine neue Kraft meist weniger Stunden als später.

Feste Kosten gegen schwankenden Ertrag

Die Kosten einer Stelle sind weitgehend fest. Das Gehalt, die Sozialversicherung und die Umlagen fallen an, ob der Auftragseingang gut oder schlecht ist. Der Ertrag dagegen schwankt mit der Auslastung. Genau deshalb lohnt der Blick auf die Gewinnschwelle: Sie zeigt, wie viel Spielraum Sie nach unten haben, bevor die Stelle Verlust bringt. Im Beispiel liegt er bei etwa 45 % der produktiven Stunden.

Sinnvoll ist ein Blick auf drei Fälle: einen vorsichtigen, einen realistischen und einen optimistischen. Wenn die Stelle schon im vorsichtigen Fall ihre Kosten fast deckt, ist das Risiko überschaubar. Trägt sie sich nur im optimistischen Fall, sollten Sie die Planung noch einmal prüfen oder über Teilzeit nachdenken.

Welche Zahlen Sie vorab sammeln sollten

Das geplante Bruttogehalt, die Zahl der Monatsgehälter und mögliche Zuschüsse.
Die Sätze Ihrer Krankenkasse für Zusatzbeitrag, U1 und U2.
Den Beitragssatz laut Bescheid Ihrer Berufsgenossenschaft.
Die geplante Wochenarbeitszeit sowie Urlaubs- und Feiertage.
Ihre Annahme zum Ertrag oder Zeitgewinn je Stunde, möglichst aus bisherigen Aufträgen abgeleitet.
Einmalige und laufende Kosten für Arbeitsplatz, Suche und Einarbeitung.

Wenn die Stelle Zeit spart statt Umsatz bringt

Nicht jede Stelle erzeugt direkt Umsatz. Manche entlasten die Geschäftsführung oder das Team, etwa in Verwaltung, Lager oder Kundenbetreuung. Dann ersetzen Sie in der Rechnung den „Ertrag je verkaufter Stunde“ durch den Wert der Stunde, die Sie gewinnen. Fragen Sie: Was tun Sie mit der freigewordenen Zeit, und was ist sie Ihrem Betrieb wert? Wenn Sie diese Frage nicht beantworten können, ist die Stelle noch nicht ausreichend durchgeplant.

Beispielannahme: Zeitgewinn der Geschäftsführung

Angenommen, eine Teilzeitkraft nimmt Ihnen 6 Stunden Verwaltungsarbeit pro Woche ab, und Sie arbeiten 46 Wochen im Jahr. Das sind 276 Stunden. Bewerten Sie jede mit 55 €, entspricht das 15.180 €. Die halbe Stelle aus dem Beispiel kostet rund 23.915 € im Jahr. Allein mit dieser Entlastung ergibt sich damit ein Ergebnis von rund −8.735 €. Eine solche Stelle sollte mehr Aufgaben übernehmen, als Sie loswerden wollen, oder die gewonnene Zeit muss Ihnen mehr wert sein. Alle Werte sind Beispielannahmen.

Alternativen zur Vollzeitstelle

Teilzeit: Die Jahreskosten sinken mit dem Gehalt. Eine halbe Stelle mit 1.600 € brutto kostet im Beispiel rund 23.915 € im Jahr, je produktiver Stunde ohne Arbeitsplatzkosten etwa 28,37 €. Weil 1.600 € im Übergangsbereich (603,01 bis 2.000 €) liegen, ist der Arbeitgeberanteil dort etwas höher als 21,15 %.
Minijob: Bei 600 € Verdienst im Monat kostet die Kraft Sie mit den pauschalen Abgaben von zusammen 31,17 % (Minijob-Zentrale (öffnet in neuem Tab)) und einem Beispielwert für die Unfallversicherung etwa 796,02 € im Monat. Die Rechnung zeigt der Minijob-Rechner.
Gehaltshöhe prüfen: Ab bestimmten Gehältern sinkt der prozentuale Aufschlag, weil Beitragsbemessungsgrenzen greifen. Mehr dazu in Beitragsbemessungsgrenzen einfach erklärt.

Worauf Sie vor der Entscheidung achten

Die Kostenrechnung ist nur ein Teil. Prüfen Sie außerdem, ob der Bedarf dauerhaft besteht und wie sich Gehalt und Beiträge in den kommenden Jahren entwickeln können. Die Grenzen der Sozialversicherung werden jährlich angepasst, für 2027 hat das Bundeskabinett höhere Werte beschlossen, der Bundesrat muss noch zustimmen (Meldung der Deutschen Rentenversicherung vom 8. Oktober 2026 (öffnet in neuem Tab)). Fragen zu Vertragsgestaltung, Probezeit und Kündigungsfristen sind Rechtsfragen, die Sie bitte mit einer fachkundigen Beratung klären. Prüfen Sie außerdem, ob Sie die neue Person mit den vorhandenen Arbeitsmitteln, Räumen und Betreuungszeiten gut einarbeiten können. Eine rechnerisch sinnvolle Stelle scheitert in der Praxis oft daran, dass die Einarbeitung zu wenig Zeit bekommt.

Nach der Einstellung: Zahlen nachhalten

Die Kalkulation endet nicht mit dem Arbeitsvertrag. Vergleichen Sie nach einigen Monaten, ob Auslastung und Ertrag zu Ihren Annahmen passen. Prüfen Sie zum Jahreswechsel, ob sich Sätze und Beitragsbemessungsgrenzen geändert haben, und passen Sie die Rechnung an. So erkennen Sie früh, ob Sie nachsteuern müssen, etwa bei den Aufgaben der Stelle oder beim Stundenumfang.

Checkliste: Rechnet sich die neue Stelle?

Bruttogehalt, Monatsgehälter und Zuschüsse festlegen und im Rechner die Arbeitgeberkosten ermitteln.
Arbeitsplatzkosten, Suche und Einarbeitung mit eigenen Zahlen ergänzen.
Produktive Stunden aus Wochenarbeitszeit, Urlaub, Feiertagen und Krankheit berechnen.
Ertrag oder Zeitgewinn je Stunde realistisch bewerten.
Gewinnschwelle in Stunden und in Prozent der produktiven Stunden ausrechnen.
Einen vorsichtigen und einen optimistischen Fall durchrechnen.
Teilzeit, Minijob oder späteren Start als Alternative prüfen.
Rechts- und Steuerfragen mit fachkundiger Beratung klären.

Mit dem Arbeitgeberkosten-Rechner setzen Sie Schritt 1 und 2 für Ihre eigenen Zahlen um, die Eingaben bleiben in Ihrem Browser. Welche Posten zu den Kosten gehören, zeigt Lohnnebenkosten erklärt.

Häufige Fragen

Wie viel kostet eine Vollzeitstelle mit 3.200 € brutto?

Mit den Werten von 2026 und den Vorbelegungen des Rechners sind es 3.962,24 € im Monat und 47.546,88 € im Jahr. Arbeitsplatz, Suche und Einarbeitung kommen je nach Betrieb hinzu.

Wie viele Stunden muss die Stelle bringen, damit sie sich rechnet?

Teilen Sie die Jahreskosten durch den Ertrag, den eine Stunde bringt. Mit den Beispielwerten dieses Beitrags sind es 919 Stunden, also 55 % der produktiven Stunden. Ihr Ertrag je Stunde und Ihre Annahmen bestimmen das Ergebnis.

Soll ich mit einer Teilzeitstelle beginnen?

Die Jahreskosten sinken mit dem Gehalt: Eine halbe Stelle mit 1.600 € brutto kostet im Beispiel rund 23.915 € im Jahr. Ob Teilzeit passt, hängt vom Arbeitsanfall ab. Je produktiver Stunde bleibt der Preis in etwa gleich, weil Kosten und Stunden gemeinsam sinken.

Muss ich Gemeinkosten in die Gewinnschwelle einrechnen?

Wenn die Stelle Gemeinkosten wie Miete, Software oder Verwaltung zusätzlich auslöst, gehören diese Anteile zu den Jahreskosten. Fallen sie ohnehin an, egal ob die Stelle besetzt wird, rechnen Sie sie nicht mit. Entscheidend ist, was durch die Stelle zusätzlich entsteht.

Wie plane ich mehrere Stellen gleichzeitig?

Für eine einzelne Stelle genügt der Arbeitgeberkosten-Rechner. Wer mehrere Stellen und Annahmen laufend planen will, kann sich bei Cortexion Personalplanung als eigene App (öffnet in neuem Tab) ansehen.

Quellen und Stand

Alle Angaben gelten für 2026 und wurden am 10. Oktober 2026 geprüft. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.